Pada bagian ini, akan terdapat berbagai macam persiapan yang saya lakukan sebelum berangkat. Oh ya, bagi yang belum tau, saya akhirnya mengambil European's Master in Nuclear Energy, sebuah program double degree dari EIT - InnoEnergy. Universitasnya adalah KTH Royal Institute of Technology (1st year university in Sweden) dan Paris-Saclay (2nd year university in France, TBD).

Here we go...

Jadi selama persiapan menuju pra keberangkatan, beberapa kali event pre-departure diadakan. Secara total, ada dua pre-departure event. Pertama diadakan pada tanggal 5 May 2018 dan yang kedua pada tanggal 21 July 2018.

Pre-departure 1
Pada event pre-departure pertama ini saya menduga merupakan bentuk kerja sama antara Study in Sweden dengan Kedutaan Besar Swedia di Indonesia. Acara ini diadakan di Royal Kuningan Hotel Jakarta (yang merupakan tempat NYS 2014). Pada acara ini dihadiri oleh berbagai rekan-rekan yang sudah dapat beasiswa dari pihak lain, atau sudah dapat beasiswa dari lpdp, atau sedang menunggu pengumuman SISS, atau menggunakan loan, atau sedang bingung apakah akan self-funded atau tidak.

Pada acara ini fokus bahasannya lebih ke arah mengumpulkan mahasiswa-mahasiswa Indonesia yang telah diterima di kampus Swedia. Menurut perkiraan saya mungkin ada sekitar 100 lebih mahasiswa yang hadir pada event itu. Fokus dan topik bahasan utamanya adalah lebih ke arah proses pendaftaran dan tanya jawab terkait izin tinggal (Residence Permit) dari Kedubes. Ada yang bertanya terkait bukti finansial, masa berlaku, dan lain hal. Pokoknya pertanyaan-pertanyaan yang umumnya tidak tertera di website.

Berbagai topik bahasan lainnya juga seperti pengenalan berbagai perusahaan Swedia yang telah beroperasi di Indonesia dan sesi tanya jawab yang dibagi per universitas. Setelah event ini pula akhirnya beberapa mahasiswa membentuk berbagai grup whatsapp untuk saling sharing, tanya-jawab, atau bahkan sekedar saling mengabari terkait persiapan keberangkatan.

Pada event ini, saya menyadari bahwa mahasiswa Indonesia di Swedia tidaklah sedikit seperti yang saya bayangkan. Dahulu saya membayangkan mahasiswa Indonesia hanya sekitar 10-30 orang senegara hehe hehe.

Berikut dokumentasi terkait Pre-Departure 1:

Dengan Faiz (Awardee RK3.4). Faiz ini panutanq. Sempat meminta beberapa format surat rekomendasi SISS meski ujung-ujungnya Allah memberi kesempatan untuk dapat beasiswa lain wkwk.

Pre-departure 2
Setelah melalui pre-departure 1, kami disibukkan dengan berbagai persiapan lainnya. Dari hal yang paling kecil (kaya potong rambut) hingga hal-hal lainnya yang merepotkan. Setelah tenggelam dengan persiapan keberangkatan, kami mendapatkan notifikasi bahwa akan diadakan event pre-departure 2. Saya menduga event ini diadakan oleh Ikatan Alumni Swedia. Acara ini diadakan di GoWork, Chubb Square 8th Floor pada tanggal 21 Juli 2018. Pada sesi ini dihadiri oleh rekan-rekan yang sudah hampir dapat dipastikan berangkat pada tahun ini (berbeda dengan sesi sebelumnya di mana sebagian calon mahasiswa masih bingung berangkat atau tidak).

Fokus acara ini lebih ke arah apa-apa saja yang harus dipersiapkan (baik mental maupun hal lainnya) untuk melanjutkan studi di Swedia. Beberapa bahasan penting pun turut disertakan seperti sharing oleh mahasiswa maupun alumni yang sedang bekerja di sana. Jadi pada sharing bagaimana tantangan, culture shock, dan berbagai hal lainnya yang akan bikin 'kaget' atau culture shock pas awal-awal kuliah. Hal yang sama juga disampaikan oleh alumni Swedia yang sedang bekerja di sana.

Setelah itu dilanjutkan dengan sharing mengenai mental health. Di sini juga jadi bahasan yang menarik. Mencoba memahami dan mari mencoba menjaga lisan yuk :)

Last but not least, di akhir ada pembagian sesi buat survival guide untuk beberapa hari awal di Swedia. Pada bagian survival guide ini dibahas apa-apa saja yang perlu dipersiapkan pada awal-awal kedatangan.

Berikut beberapa dokumentasi dari Pre-departure 2:

beberapa mahasiswa sedang diskusi sebelum acara mulai. credit: Tim dokumentasi Pre-departure 2

Jadi karena akhirnya saya memutuskan untuk mengambil program EMINE (double-degree). Pertama perlu disadari bahwa EMINE merupakan EIT-InnoEnergy yang bekerja sama dengan berbagai universitas di Eropa.

Jadi.. singkatnya saya mendapatkan Letter of Admission oleh InnoEnergy terlebih dahulu. Surat itu berisikan bahwa saya diterima di EMINE dengan 1st year nya di KTH dan diterima di beasiswa InnoEnergy juga. Dari surat tersebut juga dinyatakan bahwa saya belum bisa apply Residence Permit jika belum mendapatkan Letter of Acceptance dari KTH (which is akan dikirimkan bulan May). Dengan kondisi tersebut... maka praktis dari bulan akhir February hingga May saya tidak bisa mengurus apapun terkait administrasi.

Pada masa ini praktis dapat dikatakan 'menganggur'. Tapi perlu jadi catatan, ini menganggurnya ga menganggur beneran ya ._.
Jadi ada beberapa hal juga yang perlu saya urus:

Nah, karena saya akan tinggal di Swedia lebih dari 3 bulan, maka saya perlu meng-apply Residence Permit tidak bisa pakai Visa biasa. Salah satu syarat dari Residence Permit adalah Passport. Pada kasus saya, masa berlaku passport saya hanya tinggal sekitar 7-8 bulan sedangkan masa berlaku Residence Permit yang umumnya diterima anak-anak InnoEnergy adalah 13 bulan. Di lain sisi, Imigrasi tidak akan memberikan izin tinggal yang melebihi batas berlaku passport.

Dari keadaan di atas maka terjadi 2 opsi:
1. Tidak memperpanjang passport dan hanya dapat izin tinggal selama 7 bulan. Dengan demikian ketika saya sudah sampai di Swedia saya harus membuat passport dan izin tinggal baru. Berarti harus ngurus residence permit 2x which is ribet.
2. Memperpanjang passport di Indonesia baru kemudian daftar RP. Yang jadi masalah di opsi 2 adalah syarat memperpanjang passport berdasarkan undang-undang yang berlaku adalah masa berlaku passport harus kurang dari atau sama dengan 6 bulan.

Akhirnya saya mengambil opsi kedua karena berdasarkan cerita beberapa senior hal ini bisa dilakukan karena untuk lanjut studi. Sejujurnya saya tidak suka opsi dua mengingat pengalaman buruk dulu saat buat passport di kantor imigrasi Serang.

This is where magic happened.
Saya jadi menyadari evolusi lembaga pemerintahan. Tak ada lagi yang namanya calo, antrian panjang, petugas yang marah-marah bin jutek bin main hape terus, ga ada lagi hal-hal yang bikin kesel kaya tahun 2014an. Akhirnya saya menyadari bahwa reformasi pelayanan publik BUKANLAH hanya tugas 1 masa Pemerintah, tapi merupakan akumulasi beberapa periode pemerintah. Jadi tak adil jika sekiranya ada kekurangan pada suatu aspek kemudian menyalahkan pemerintah yang sedang menjabat saat itu juga. Begitu juga tidak adil jika sekiranya ada hal yang meningkat kemudian hanya diklaim sebagai capaian pemerintah yang sedang menjabat saat itu juga.

Kembali ke cerita passport, jadi saya daftar online. Karena hanya memperpanjang passport, saya hanya bawa e-ktp beserta fotokopinya. Sampai sana ga ada antrian penuh karena sudah dijatah. Masuk kantor, terus diminta fotokopi LoA dari InnoEnergy sebagai bukti mengapa saya perlu memperpanjang passport yang tidak sesuai peraturan yang berlaku. Semua proses dari masuk gedung sampai keluar gedung tidak memakan waktu lebih dari 20 menit. Bayangkan, ini udah termasuk cek biometric dll nya. Well done Indonesia! :)

Yang menariknya lagi setelah ngurus itu, ada truk bank pemerintah di mana kita bisa langsung bayar biaya perpanjangan passport di situ. Jadi tak hanya reformasi kelembagaan tetapi ada juga sinergi dengan bank negara. Jadi tak perlu repot-repot ke bank atau pake atm atau pake e-banking buat bayarnya. Cuma jalan 50 meter langsung bisa bayar di situ. Udah gitu bank negara lagi, jadi mendukung banget kan ^^

Alhamdulillah untuk kasus 'outlier' seperti saya (di mana passport mau abis ketika mau daftar RP) dipermudah.

Bukti Finansial

Nah meski saya mendapatkan beasiswa, tapi persayaratan dari imigrasi untuk mendapatkan RP adalah sekitar 8150 SEK per bulan. Sedangkan beasiswa dari InnoEnergy sekitar 750 euro per bulan (~7700-7900 SEK). Dengan demikian, untuk memenuhi persyaratan imigrasi yakni 8150 SEK, saya perlu melampirkan bukti finansial di bank sebesar 250 SEK * 13 bulan atau sekitar 2750 SEK (~4.5 juta IDR) di bank.

Memang berbagai senior di InnoEnergy yang asal Indonesia menekankan tidak perlu bukti finansialpun tidak masalah karena dapet beasiswa. Namun untuk jaga-jaga dan karena tanggal keberangkatan sudah mendekat (proses buat RP bisa mencapai 2 bulan) jadi saya tidak ingin ada masalah terkait bukti finansial yang bisa mengundur waktu decision RP. Jadi akhirnya saya mengurus bukti finansial ke bank.

Saya menggunakan bank BNI. Kemudian mengurus ke Bank BNI dengan membawa buku tabungan dan atm. Sampai di sana verifikasi data diri, kemudian diminta membuat surat pernyataan (karena ga bawa kertas dan materai, disediakan oleh CS). Akhirnya surat pernyataan dibuat tulis tangan beserta ttd materai.

Perlu diingat surat pernyataan finansial harus berisikan Nama kita, tanggal lahir, balance nya, dan tujuan surat (untuk mendaftar RP). Biayanya kalau tidak salah sekitar 100 ribu untuk surat tersebut. Jangan lupa juga ya, format penulisan 4,5 juta itu Rp 4,500,000.00 bukan Rp 4.500.000,00. Karena suratnya dalam bahasa inggris hehe.

Format bank statement dari BNI

Setelah itu juga saya mampir ke kantor cabang CIMB untuk mengganti kartu atm saya. Karena kartu ATM saya hanya magenetik (kartu lama), jadi saya perlu menggantinya ke kartu yang sudah memiliki chip. Alasannya untuk mempermudah transaksi EDC, jadi ga cape-cape harus swipe terus hehe.

Nah yang paling deg-deg an dari berbagai proses adalah tentu terkait Residence Permit. Karena meski sebagian besar dapat izin masuk Swedia dari tanggal 1 Agustus - 31 Agustus (untuk 2 years master program di Swedia maupun untuk double degree program) atau 1 Agustus - 31 Juni (untuk 1 year master program), tapi tetep aja ada kemungkinan tanggal masuknya bergeser (ga 1 Agustus). Dengan belum memiliki RP, maka tentu beli tiket jadi serasa gambling.

Seperti yang disampaikan di atas, saya belum bisa daftar RP karena di LoA dari InnoEnergy menyatakan saya bisa daftar LoA setelah mendapat LoA dari KTH di bulan May. Meskipun demikian, sudah menjelang Mei minggu kedua belum ada sama sekali LoA. Setelah memasuki tanggal 14 barulah LoA masuk...

Jadi setelah LoA dari KTH dapet, langsung lah saya mengupload berbagai berkas data untuk mendaftar RP. Kemudian, Alhamdulillahnya karena saya dapet beasiswa dari InnoEnergy (EU), jadi saya tidak perlu membayar application fee buat RP (berbeda dengan teman-teman beasiswa non EU seperti lpdp dan lainnya). Karena berbagai berkas sudah siap, setelah membaca berkali-kali, akhirnya aplikasi RP saya submit 21 May 2018. Jarak 7 hari (dari tanggal 14 May dapet LoA dari KTH) itu gara-gara rempong melengkapi syarat-syarat kaya perpanjangan passport dan bukti finansial.

Berkas-berkas yang saya upload adalah passport, Letter of Acceptance (dari KTH), Letter of Admission (dari InnoEnergy), Health Insurance Certificate FAS+ (dari KTH), Bank Reference Letter (dari BNI), Proof of Scholarship (pdf yang sama kaya LoA dari InnoEnergy).

Setelah itu saya melakukan perjanjian untuk mengambil biometric. Saya mengambil Biometric pada tanggal 7 Juni 2018 di Kedubes Swedia di Jakarta. Saat sampai sana, saya diminta menunjukkan passport dll dan cek keamanan. Setelah itu masuk ke gedungnya.

Ketika sampai di gedung, saya diambil biometric informationnya. Kemudian officernya komentar

'loh kok, first name sama last name nya sama-sama Arief Rahman Hakim sih? Kenapa ga pake First name Arief Rahman dan Last name nya Hakim?'

Kemudian Arief menjadi outlier lagi.... huahahaha :))
Jadi ceritanya karena berkas-berkas pendaftaran dan berbagai tes (toefl, dll) saya selalu mengisi kaya gini:

First name: Arief Rahman Hakim
Last name/Surname: Arief Rahman Hakim

maka pada saat ngisi application RP, saya juga menulis seperti itu. Saya mengisi format di atas soalnya mengikuti instruksi ETS. Saat itu untuk TOEFL, ETS menyatakan kalo ga punya last name, namanya diulang aja dua kali di bagian First Name dan Last Name. Jadilah saya selalu menggunakan format itu.

Mendengar komentar beliau, saya cuma bisa cengengesan aja. Baru setelah sampai rumah, saya langsung email migrationsverket nya untuk minta revisi dari format di atas ke:

First name: Arief Rahman
Last name: Hakim

Sebenernya ga apa-apa sih ga direvisi juga, cuma jelek aja nanti kalo udah jadi kartunya wkwk :p

Setelah penantian cukup-cukup-cukup panjang yang mengakibatkan saya deg-deg an beli tiket kapan (karena semakin mepet semakin mahal) akhirnya RP saya bisa diambil pada tanggal 5 Juli 2018.
Sekedar saran buat mahasiswa baru kelak:
1. Berkas dasar dipersiapkan jauh-jauh hari sebelum berangkat (passport belum akan angus dalam rentang 2 tahun, dll)
2. Pastikan beasiswa atau uangmu (untuk self-funding) cukup dan memenuhi persyaratan RP. Jika kurang, segera urus ke bank buat minta reference letter
3. Kalo dapet beasiswa dari EU, ga perlu bayar application fee nya RP. Kalopun udah terlanjur dibayar, bisa di refund.

Yap, Swedia adalah negara yang dingin-dingin-dingin-dingin banget. Jadi pakaian yang tahan dingin adalah yang harus dipertimbangkan pertama kali. Setelah berpikir-pikir, karena ketika sampai di sana masih keadaan summer, maka saya akhirnya memutuskan untuk tidak membeli pakaian winter apapun kecuali longjohn.

Jadi terkait pakaian winter, dari Indonesia saya hanya membawa Longjohn. Longjohn yang saya beli dari Uni*lo yakni Ultra warm Heattech. Nah ini juga aga susah nyarinya. Soalnya ketika beli (bulan Juli), itu belum masuk winter jadi stok yang ada di toko merupakan stok winter tahun lalu. Jadi kasarnya pecepet-cepet. Jadi ketika udah dipastikan teman-teman berangkat ke Swedia, mending langsung beli longjohn nya.

Begitu saja terkait pakaian, selanjutnya terkait peralatan. Sebenarnya tidak banyak juga yang saya persiapkan terkait peralatan. Paling banter beli kabel RJ45 (kabel lan buat internet). Setelah itu obat-obatan dasar, dan list barang bawaan dari PPI Swedia yang telah disediakan. Oh ya, saya tidak membawa makanan, bumbu, atau apapun semacamnya dari Indonesia. Saya hanya membawa 1 bungkus sambal kacang.

Oh ya, saya berencana membawa 2 koper + 1 tas kecil banget. Jadi 1 koper 29 inci (bagasi) + 1 koper kabin 20 inci + tas kecil buat naro power bank, passport dll. Kemudian saya packing deh semua barang itu ke dalam tas. Persyaratan dari Qatar Airways adalah bagasi 30kg dan kabin 7kg.

Hasil perhitungan menunjukkan bahwa bagasi saya mencapai 28kg dan kabin 8kg. Meski kabin melebihi batas 7kg namun tetap diizinkan.

Setelah semua list di atas selesai, maka ada semacam final check yang perlu dibawa. Karena saya harus melakukan perpindahan dan semacam registrasi ulang di universitas tahun kedua nanti, maka saya harus membawa berbagai dokumen resmi untuk jaga jaga. Berbagai dokumen resmi seperti Ijazah (asli dan legalisirnya) dan Transkrip (asli dan legalisirnya) saya bawa. Setelah itu selesai deh :)